Rezervasyon Alma

REZERVASYON ALMA :

Konaklama işletmelerinde rezervasyon ofisinde yapılan işlemlerin daha kolay ve hızlı yapılabilmesi için gerekli olan donanımların ve basılı evrakların bulunması, çalışmaların daha kolay ve hatasız olmasını sağlayacaktır. Bu durum hem işletmenin kapasitesinden fazla rezervasyon yapmasını engelleyecek hem de rezervasyon yaptıran müşterilerin gönül rahatlığıyla tesise gelmesini sağlayacaktır. Bu nedenle rezervasyon ofisindeki donanım ve evrakların tam olması büyük önem taşımaktadır.

TELEFON:

Telefon önemli iletişim araçlarından birisi olan telefon, ön bürov e rezervasyon ofisinde her zaman kullandığımız bir araçtır. Hızlı iletişim kurma açısından ön büro ve rezervasyon ofisinde iç ve dış hatlarda kullanıma açık birkaç telefonun bulunması önemlidir. Rezervasyonların bir bölümünün de telefonla yapıldığını düşündüğümüzde konaklama işletmelerinin rezervasyon ofisinde kullandığı telefon hatları için akılda kalan telefon numaraları seçerek kullanması gerekmektedir. Bu telefon numaraları müşterilerin daha kolay hatırlayarak iletişim kurmasını sağlar. Bu da satışların artması anlamına gelir.

FAKS:

Faks kolay ve hızlı bir şekilde karşı tarafa bilgi verilmesi açısından konaklama işletmelerinde en çok kullanılan iletişim araçlarından birisidir. Her türlü yazışma faks ile karşı tarafa iletilebilir. Faks cihazı telefon bağlantılıdır. 

ONAY KAŞESİ:

Onay kaşesi rezervasyon ofisinde çeşitli matbu belgeleri onaylamak için veya altına kişi ve işletmenin unvanını yazarken kolaylık sağlaması açısından kullanılan araçtır. En çok kullanılanı faks ile gelen rezervasyon taleplerindeki onay kaşesidir. Bu kaşeye konfirme kaşesi de denir.“Onay (Confirmed) veya Onaylanmadı (No Confirmed )”. İstenildiğinde uygun yerlerde kullanılır.

CHARTLAR

Rezervasyon çizelgesi (chartlar) rezervasyon çizelgeleri (chartları) ön büro departmanının tüm münferit ve grup rezervasyonlarını toplu olarak kaydettiği cetvellerdir. Resepsiyon memurunun ayrıntılı olarak rezervasyonları görmesini sağlar ve alınan rezervasyonlarda hata yapma olasılığını önler. Bu işlemler bilgisayarda veya elle yapılmaktadır. Kontrat Dosyaları Konaklama işletmelerinin seyahat acenteleri, tur operatörleri veya çeşitli şirketler ile yaptığı sözleşme dosyalarıdır. Bu dosyalarda detaylı olarak sözleşme metni yer alır. Sözleşmenin konusu, tarafları, uygulanacak fiyatlar (varsa indirimler, ücretsiz hizmetler), iptaller, ödemeler, tesisin tanımı, yürürlük tarihi, uyuşmazlık ve diğer şartlar bu sözleşmelerin metninde yer alır. Rezervasyon ofisinde yer alan bu dosyalar dosyalama şekilleri ve tekniklerine uygun dosyalanmalıdır.