GELEN BELGELER:
Kuruluşlara belge, bağlı bulundukları örgütlerden, kendi şube ve taşra birimlerinden, diğer resmi dairelerden, özel ve tüzel kişilerden gelmektedir.
Genellikle evrakın büyük bir kısmı örgüt bakımından ilişkili bulunulan kuruluşlardan gelmektedir.
Gelen ve giden belgenin göreceği işlemin tespitinde evrakın geldiği yerler ve bu yerlerden hangi oranlarda geldiği konusu önemli bir etkendir.
Kuruluşlara gelen belgeler,
PTT kanalıyla,
Çeşitli kuruluşların kuryeleri veya iş sahibi kişiler eliyle,
Faks, Teleksle,
Kargo ile,
E-posta (E-mail) gibi özel haberleşme araçları ile gelmektedir.
Gerek kuruluş içi, gerek kuruluşlar arası yazışmalarda PTT aracılığı, genellikle şehir dışına gönderilen yazılar için kullanılmakta, aynı şehir içine gidecek evrakın daha çabuk ulaşması amacı ile çok kez özel kuryeler kullanılmaktadır.
Böylece, her kuruluş bir veya daha çok sayıda kurye çalıştırmakta, bazı hallerde bir tek evrakın iletilmesi için dahi bir kuryenin görevlendirildiği de olmaktadır.
Bilgisayar ortamında çalışan kuruluşlarda gizlilik dereceli belgeler dışındaki yazılar, iletişim teknolojileri (faks, teleks ve bilgisayar ağları) aracılığıyla gönderilmektedir.
Bu sayede evrak akışının hızlanması ve ekonomiklik sağlanmaktadır.
Bunun yanında bilgisayar ortamındaki iletişim sayesinde, kamu kurumlarında meydana gelen aşırı kırtasiyecilik ve gereksiz bürokrasi de aşılmış olmaktadır.
Belge ve Çeşitleri:
Belge; bir iş için meydana getirilen yazılı kağıt ve kağıtlardır.
Ayrıca kişilerin kendilerine ait mektup ve notları da birer kağıt veya özel belge sayılmaktadır.
Başka bir deyişle belge, görülen hizmetler, yapılan işlemler ve haberleşmeler sırasında üretilen her türlü yazılmış, basılmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş kağıtların tümüdür.
Günlük yaşantıda olduğu gibi iş hayatında da yazı yazmak, yazılanları okumak önemli bir ihtiyaçtır.
Yazılar kalıcıdır ve dosyalanarak uzun süre saklanabilir. Yapılan işlerde bir aksaklık olmuşsa işin dosyası incelenerek ilgi belge bulunup gerekli tedbirler alınabilir.
Oysa söz, zaman içerisinde unutulur ve tekrar incelemeye konu olmaz.
Acele Belge :
Önceliği olan normal evraktan önce ve ayrı işlem görmesi gereken yazılardır.
Bu tür evraklar en kısa zamanda, geldiği tarih dikkate alınmaksızın ilgililere ulaştırılmalıdır.
Acele belgeler kendi içerisinde derecelerine göre aşağıdaki gibi sınıflandırılırlar:
Günlüdür ibaresi görülen belge 24 saat içerisinde cevaplandırılmalı, çok önce ibaresi görülen belge en geç 4 iş günü süre içerisinde cevaplandırılmalı, önce ibaresi görülen belge ise en geç 6 iş gününde cevaplandırılmalıdır.
Gizli Belge İlgilisinden başkası tarafından okunmaması ve görülmemesi gereken yazılardır. Bu tür belgeler ağzı mühürlü, kapalı zarf içerisinde gönderilir. Zarf üzerinde gizlilik derecesi belirtilir. Gizli belgeler, derecelerine göre kendi içlerinde ve normal belgeye göre öncelikli işlem görür. Kuruluşlarda gizli belgenin kaydı zarf üzerinde yapılarak ilgililere teslim edilmektedir. Bu tür belgenin dosyalanarak saklanması da diğer belgeye göre farklı olmaktadır. Yazılar gizlilik derecelerine göre 5’ e ayrılır:
Çok Gizli:
İzinsiz olarak açıldığında devlete güvenlik ve hayati bakımdan son derece büyük zararlar verecek olan belge ve malzeme “ÇOK GİZLİ” olarak tasnif edilir.
Gizli:
Gerekli izin sağlanmadan açığa vurulduğu takdirde milli güvenliği, saygınlık ve çıkarları ciddi surette zarara sokacak ve diğer yandan yabancı bir devlete geniş yararlar sağlayacak içerikte olan malzeme, evrak ve bilgiler “GİZLİ” olarak tasnif edilir.
Özel:
İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletin çıkarlarına ve saygınlığına zarar verecek, bir şahsın zarar görmesine neden olacak ya da yabancı bir devlete geniş yararlar sağlayacak bilgi ve dokümanlar “ÖZEL” ibaresi ile değerlendirilir.
Hizmete Özel:
İçerdiği bilgi itibarıyla “ÇOK GİZLİ”, “GİZLİ”, “ÖZEL” olarak tasnif edilen hususlardan başka konularda güvenlik işleminde gereksinme gösteren bilgi ve belgeler “HİZMETE ÖZEL” olarak değerlendirilir.
Kişiye Özel:
Kişiye özel evrak aslında bir gizlilik derecesi olmayıp evrakın gittiği yerde ve ilk işlemlerinde, belirli şahısların açabileceğini, bunların dışında herhangi bir şahıs tarafından açılamayacağını ifade eder. Bu işaret her gizlilik derecesindeki ve normal belgeye gerekirse verilebilir. “KİŞİYE ÖZEL” işareti tarih bloğunun üzerine kırmızı damga ile basılır.
ÖNEMLİ BELGE:
Kurum için anlam ve önem taşıyan ayrıcalıklı her türlü yazılardır. Rektörlükten bölümlere gelen yazılar, bakandan genel müdürlere gelen yazılar gibi.
Değerli (kıymetli) Belge:
Çek, bono, tahvil, hisse senedi, teminat mektupları, koli ve ihbarnameleri gibi paraya çevrilebilen kıymetler ve bu niteliği taşıyan diğer evraklar ile bunların ekli oldukları yazılar değerli evrak olarak kabul edilir.
Normal Belge:
Yukarıda bahsedilen evrak gruplarına girmeyen yazışma evrakıdır. Özelliği yoktur, normal postaya verilebilir.
Kuruluşlara belge, bağlı bulundukları örgütlerden, kendi şube ve taşra birimlerinden, diğer resmi dairelerden, özel ve tüzel kişilerden gelmektedir.
Genellikle evrakın büyük bir kısmı örgüt bakımından ilişkili bulunulan kuruluşlardan gelmektedir.
Gelen ve giden belgenin göreceği işlemin tespitinde evrakın geldiği yerler ve bu yerlerden hangi oranlarda geldiği konusu önemli bir etkendir.
Kuruluşlara gelen belgeler,
PTT kanalıyla,
Çeşitli kuruluşların kuryeleri veya iş sahibi kişiler eliyle,
Faks, Teleksle,
Kargo ile,
E-posta (E-mail) gibi özel haberleşme araçları ile gelmektedir.
Gerek kuruluş içi, gerek kuruluşlar arası yazışmalarda PTT aracılığı, genellikle şehir dışına gönderilen yazılar için kullanılmakta, aynı şehir içine gidecek evrakın daha çabuk ulaşması amacı ile çok kez özel kuryeler kullanılmaktadır.
Böylece, her kuruluş bir veya daha çok sayıda kurye çalıştırmakta, bazı hallerde bir tek evrakın iletilmesi için dahi bir kuryenin görevlendirildiği de olmaktadır.
Bilgisayar ortamında çalışan kuruluşlarda gizlilik dereceli belgeler dışındaki yazılar, iletişim teknolojileri (faks, teleks ve bilgisayar ağları) aracılığıyla gönderilmektedir.
Bu sayede evrak akışının hızlanması ve ekonomiklik sağlanmaktadır.
Bunun yanında bilgisayar ortamındaki iletişim sayesinde, kamu kurumlarında meydana gelen aşırı kırtasiyecilik ve gereksiz bürokrasi de aşılmış olmaktadır.
Belge ve Çeşitleri:
Belge; bir iş için meydana getirilen yazılı kağıt ve kağıtlardır.
Ayrıca kişilerin kendilerine ait mektup ve notları da birer kağıt veya özel belge sayılmaktadır.
Başka bir deyişle belge, görülen hizmetler, yapılan işlemler ve haberleşmeler sırasında üretilen her türlü yazılmış, basılmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş kağıtların tümüdür.
Günlük yaşantıda olduğu gibi iş hayatında da yazı yazmak, yazılanları okumak önemli bir ihtiyaçtır.
Yazılar kalıcıdır ve dosyalanarak uzun süre saklanabilir. Yapılan işlerde bir aksaklık olmuşsa işin dosyası incelenerek ilgi belge bulunup gerekli tedbirler alınabilir.
Oysa söz, zaman içerisinde unutulur ve tekrar incelemeye konu olmaz.
Acele Belge :
Önceliği olan normal evraktan önce ve ayrı işlem görmesi gereken yazılardır.
Bu tür evraklar en kısa zamanda, geldiği tarih dikkate alınmaksızın ilgililere ulaştırılmalıdır.
Acele belgeler kendi içerisinde derecelerine göre aşağıdaki gibi sınıflandırılırlar:
Günlüdür ibaresi görülen belge 24 saat içerisinde cevaplandırılmalı, çok önce ibaresi görülen belge en geç 4 iş günü süre içerisinde cevaplandırılmalı, önce ibaresi görülen belge ise en geç 6 iş gününde cevaplandırılmalıdır.
Gizli Belge İlgilisinden başkası tarafından okunmaması ve görülmemesi gereken yazılardır. Bu tür belgeler ağzı mühürlü, kapalı zarf içerisinde gönderilir. Zarf üzerinde gizlilik derecesi belirtilir. Gizli belgeler, derecelerine göre kendi içlerinde ve normal belgeye göre öncelikli işlem görür. Kuruluşlarda gizli belgenin kaydı zarf üzerinde yapılarak ilgililere teslim edilmektedir. Bu tür belgenin dosyalanarak saklanması da diğer belgeye göre farklı olmaktadır. Yazılar gizlilik derecelerine göre 5’ e ayrılır:
Çok Gizli:
İzinsiz olarak açıldığında devlete güvenlik ve hayati bakımdan son derece büyük zararlar verecek olan belge ve malzeme “ÇOK GİZLİ” olarak tasnif edilir.
Gizli:
Gerekli izin sağlanmadan açığa vurulduğu takdirde milli güvenliği, saygınlık ve çıkarları ciddi surette zarara sokacak ve diğer yandan yabancı bir devlete geniş yararlar sağlayacak içerikte olan malzeme, evrak ve bilgiler “GİZLİ” olarak tasnif edilir.
Özel:
İzinsiz olarak açıklandığı takdirde milletin çıkarlarına ve saygınlığına zarar verecek, bir şahsın zarar görmesine neden olacak ya da yabancı bir devlete geniş yararlar sağlayacak bilgi ve dokümanlar “ÖZEL” ibaresi ile değerlendirilir.
Hizmete Özel:
İçerdiği bilgi itibarıyla “ÇOK GİZLİ”, “GİZLİ”, “ÖZEL” olarak tasnif edilen hususlardan başka konularda güvenlik işleminde gereksinme gösteren bilgi ve belgeler “HİZMETE ÖZEL” olarak değerlendirilir.
Kişiye Özel:
Kişiye özel evrak aslında bir gizlilik derecesi olmayıp evrakın gittiği yerde ve ilk işlemlerinde, belirli şahısların açabileceğini, bunların dışında herhangi bir şahıs tarafından açılamayacağını ifade eder. Bu işaret her gizlilik derecesindeki ve normal belgeye gerekirse verilebilir. “KİŞİYE ÖZEL” işareti tarih bloğunun üzerine kırmızı damga ile basılır.
ÖNEMLİ BELGE:
Kurum için anlam ve önem taşıyan ayrıcalıklı her türlü yazılardır. Rektörlükten bölümlere gelen yazılar, bakandan genel müdürlere gelen yazılar gibi.
Değerli (kıymetli) Belge:
Çek, bono, tahvil, hisse senedi, teminat mektupları, koli ve ihbarnameleri gibi paraya çevrilebilen kıymetler ve bu niteliği taşıyan diğer evraklar ile bunların ekli oldukları yazılar değerli evrak olarak kabul edilir.
Normal Belge:
Yukarıda bahsedilen evrak gruplarına girmeyen yazışma evrakıdır. Özelliği yoktur, normal postaya verilebilir.
Yorumlar
Yorum Gönder