Time- Stamp:

Resepsiyonda kullanılan folyo, konaklama belgesi gibi belgelerin üzerine tarih ve saatin basıldığı araçtır. Ayrıca misafir için alınan mesajların ve mektupların üzerine de bu damga basılı.

Konaklama Belgesi (Registration Form):

Konuk işletmeye geldiğinde giriş (check-in) işlemi için mutlaka doldurulması gereken bir belgedir. Günümüzde özellikle resort otellerde iki yönlü ve farkla dillerde hazırlanmaktadır. Konuk ile işletme arasında bir sözleşme olarak hukuki bir belge niteliğinde dir ve yasal olarak düzenlenmek zorundadır. Buna göre işletme konuğa kredi açmış olur. Kaldığı süre içinde yapacağı harcama kadar kredi sağlanmış demektir.

Form üzerinde konuğun;

 Kimlik bilgileri,
 Adresi,
 Beraberindekilerin yakınlığı ve sayısı,
 Ödemeyi ne şekilde yapacağı,
 Son ayrıldığı yer,  Geliş şekli ile ilgili simgeler,
 Gideceği yer,
 Fiyat,
 Kıymetli eşyalar konusundaki uyarılar,  Hesap ödeme ile ilgili yükümlülük durumu gösteren imza bulunur.

-Eş ve çocukları ile beraber olan konuk bir adet form doldurur.

Ayrıca; Aynı odada iki farklı kişi kalıyorsa iki ayrı form doldurulur. Aynı aile birden fazla odada kalıyorsa her oda için ayrı bir form doldurulur. Formun tamamı konuk tarafından doldurulur. Ancak gruplarda işlemlerin daha hızlı yapılması için formlar resepsiyon görevlileri tarafından doldurulup ( konuklara ait bilgiler önceden bildirilmişse) konuğa imzalatılır. Konuğun kimlik belgesi alınıp görevli tarafından doldurulur. Geri kalan kısmı konuk tarafından doldurulabilir (Bu daha güvenli bir yoldur).